KI IM ARBEITSALLTAG EFFIZIENZSTEIGERUNG MIT COPILOT 

75 % der Wissensarbeiter nutzen bereits KI am Arbeitsplatz. Microsoft Copilot etabliert sich dabei als wegweisende Innovation für Unternehmen. Doch für welche Arbeitsbereiche und Aufgaben ist diese KI tatsächlich am besten geeignet? In diesem Blog werfen wir einen analytischen Blick auf zehn konkrete Anwendungsbeispiele: Von der Automatisierung von Routineaufgaben bis hin zur Verbesserung der Cybersicherheit. Lassen Sie sich inspirieren, wie Sie diese Technologie in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Microsoft Copilot ist ein Meilenstein in der Integration generativer KI in alltägliche Arbeitsprozesse. Microsoft hat über 10 Milliarden US-Dollar in die Entwicklung generativer KI investiert. Die nahtlose Integration in die Microsoft-Technologiesuite ermöglicht Anwendern die Nutzung von natürlicher Sprache zur Durchführung komplexer Aufgaben. Dies reduziert nicht nur die Abhängigkeit von spezialisierten IT-Fachkräften, sondern steigert auch die Effizienz und Produktivität erheblich. Mit der wachsenden Verfügbarkeit von Copilot für verschiedene Microsoft-Produkte wird es zunehmend wichtig, dessen praktische Anwendungsmöglichkeiten zu erkunden und zu verstehen, wie diese fortschrittliche KI-Lösung in der Unternehmenspraxis eingesetzt werden kann.

Hier sind einige Beispiele, wie Sie von Copilot profitieren können:

  1. Moderne Büroarbeit: Microsoft Copilot transformiert die täglichen Büroaufgaben, indem es das Verfassen von E-Mails, Erstellen von Dokumenten und Bearbeiten von Tabellenkalkulationen mittels Spracheingabe ermöglicht. Dies kann die Produktivität erheblich steigern. Studien zeigen: Frühe Nutzer von Copilot für Microsoft 365 arbeiten 29 % schneller bei Aufgaben wie Suchen, Schreiben und Zusammenfassen. Besonders effektiv ist der Einsatz in Branchen wie Personalwesen (automatisiertes Erstellen von Arbeitsverträgen) oder Marketing (automatische Erstellung von Social-Media-Posts). Die KI unterstützt zudem bei der Generierung standardisierter Berichte oder Präsentationen. 
     
  2. Effiziente Kommunikation: In Microsoft Teams verbessert Copilot die Kommunikation, indem es automatisch Gesprächszusammenfassungen erstellt, Aktionspunkte festlegt und Übersetzungen in über 100 Sprachen anbietet. Diese Funktionen erhöhen die Effizienz der virtuellen Zusammenarbeit. Ein Praxisbeispiel ist die Erstellung von agilen Meeting-Notizen oder Zeitplänen für Teams in hybriden Arbeitsumgebungen. Die Übersetzungsfunktion schafft besonderen Mehrwert in global agierenden Teams durch kulturelle Anpassungen. Zu beachten ist jedoch, dass komplexe Gesprächsinhalte fehlinterpretiert werden können, was zu Missverständnissen führen kann.
       
  3. Echtzeit-Kollaboration und Teamkoordination: Copilot erleichtert die Teamarbeit und Projektkoordination durch die Nutzung natürlicher Sprache für die Eingabe von Projektzielen und Zeitplänen. Dies hilft KMUs, Projekte effizient zu verwalten und termingerecht abzuschliessen. In Kombination mit Projektmanagement-Tools wie Microsoft Project können Aufgaben-Workflows automatisiert und Fortschritte in Echtzeit überwacht werden. Zudem können agile Methoden wie Scrum oder Kanban durch die KI beschleunigt und strukturiert werden. Trotzdem können komplexe Projekte spezielle manuelle Anpassungen erfordern, die über die Fähigkeiten von Copilot hinausgehen.
     
  4. Erhöhte Cybersicherheit: Mit Microsoft Security Copilot wird die Cybersicherheit durch KI-basierte Analysen verbessert, die Bedrohungen erkennen und Gegenmassnahmen vorschlagen. Mehr als 700’000 Kunden nutzen bereits vier oder mehr Sicherheitsprodukte von Microsoft, was die umfassende Akzeptanz und das Vertrauen in Microsofts Sicherheitslösungen zeigt. Security Copilot kann die Reaktionszeit auf Sicherheitsvorfälle verkürzen. Allerdings könnten neue oder komplexe Bedrohungen die Fähigkeit der KI überfordern, rechtzeitig und effektiv zu reagieren.
     
  5. Programmierung für jeden: GitHub Copilot ermöglicht die automatische Codegenerierung basierend auf natürlichen Spracheingaben. Dies macht Programmierung zugänglicher für Personen ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Ein praktisches Beispiel ist die Erstellung von Prototypen für Apps, das Verfassen einfacher Skripte für Prozessautomatisierungen oder die Unterstützung von Junior-Entwicklern beim Lernen von Programmiersprachen wie Python oder Java. GitHub Copilot bietet auch Funktionen für die Fehlerbehebung, indem ineffiziente Codestrukturen oder potenzielle Sicherheitsrisiken hervorgehoben werden. Dennoch müssen Entwickler den generierten Code gründlich überprüfen, um sicherzustellen, dass er sicher und effizient ist, da automatische Systeme fehleranfällig sein können.
     
  6. Entwicklung ohne Code: Die No-Code-Funktionen ermöglichen die Erstellung von Apps und Webseiten durch einfache Spracheingaben, wodurch technische Einstiegshürden deutlich gesenkt werden. Allerdings zeigt die Praxis: Komplexere Anwendungen erfordern weiterhin fundierte technische Kenntnisse, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
     
  7. Chatbots im Handumdrehen: Mit Copilot in Power Virtual Agents können Unternehmen innerhalb weniger Stunden Chatbots entwickeln, die auf natürliche Sprache reagieren und die Benutzerinteraktion verbessern. Der Einsatz bewährt sich besonders im Kundensupport. Limitierungen ergeben sich bei komplexen oder unvorhergesehenen Kundenanfragen, die eine menschliche Intervention erfordern.
     
  8. Datenmanagement: Copilot optimiert das Datenmanagement durch die Nutzung von Spracheingaben, um Datenstrukturen zu verwalten. Ein messbarer Vorteil ist die erhöhte Effizienz und Genauigkeit in der Datenverwaltung. Typische Anwendungsfälle sind die automatisierte Erstellung von Vertriebs-, Finanz- oder Inventarberichten. Die KI unterstützt zusätzlich bei der Konsolidierung von Daten aus mehreren Quellen und der Durchführung präziser Datenanalysen. Besonderes Augenmerk muss auf Datenvalidierung und Qualitätssicherung gelegt werden. Eine zentrale Herausforderung bleibt die Präzision der Eingaben, da ungenaue oder missverständliche Befehle zu fehlerhaften Datenoperationen führen können.
     
  9. Automatisierung von Prozessen: Mit Copilot und Power Automate können Arbeitsabläufe durch einfache Spracheingaben automatisiert werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Effizienz. Trotz der Vorteile der Automatisierung erfordern komplexe Arbeitsprozesse möglicherweise weiterhin manuelle Eingriffe und Überprüfungen, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
     
  10. Intuitive Datenanalyse: Copilot in Verbindung mit Power BI ermöglicht die Erstellung von Dashboards und prädiktiven Analysen ohne umfangreiche technische Kenntnisse. Dies macht Datenanalyse für unerfahrene Benutzer zugänglicher. Ein typisches Einsatzszenario ist die Visualisierung von Kundenfeedback-Daten zur Identifikation von Trends und Anpassung von Marketingstrategien. Limitierungen zeigen sich bei komplexen Datenmodellen, die fortgeschrittene technische Expertise erfordern.

Microsoft Copilot hat die Anwendung von KI in vielen gängigen Microsoft-Technologiesuiten neu definiert. Es ermöglicht die Nutzung der nächsten Generation von generativer KI, ohne dass umfangreiche technische Kenntnisse erforderlich sind.

EFFEKTIVES PROMPTING ALS SCHLÜSSEL ZUM ERFOLG 

Die Qualität der Ergebnisse von Copilot hängt massgeblich von der Art und Weise ab, wie Anwender ihre Anfragen formulieren. Effektives Prompting – also die geschickte Formulierung von Anweisungen – ist entscheidend für den Erfolg. Hier einige bewährte Praktiken:

  • Ziel festlegen: Beginnen Sie immer mit einer klaren Vorstellung vom Ziel. Was möchten Sie erreichen? Ein gutes Ziel kann beispielsweise das Erstellen eines Berichts, einer Präsentation oder einer E-Mail sein.Präzise Formulierungen: Je genauer die Anweisung, desto besser das Ergebnis. Statt "Erstelle eine E-Mail" besser "Verfasse eine höfliche Absage für eine Meetinganfrage aufgrund von Terminüberschneidungen".
     
  • Kontextinformationen: Relevante Hintergrundinformationen verbessern die Ausgabe. Zum Beispiel: "Erstelle eine PowerPoint-Präsentation für ein B2B-Publikum aus der Logistikbranche mit Fokus auf Prozessoptimierung".
     
  • Spezifische Anforderungen: Um die gewünschte Ausgabe zu erzielen, sollten Anwender Anforderungen wie Format und Struktur, Umfang und Länge sowie Stil und Ton angeben. Zum Beispiel: "Formatiere den Text als Liste, nutze maximal 150 Wörter und wähle einen professionellen, sachlichen Ton."
     
  • Quellen und Daten: Wenn die Ausgabe auf korrekten Fakten beruhen soll, können Anwender Quellen angeben oder die KI auffordern, diese zu berücksichtigen. Zum Beispiel: "Erstelle einen Text über die Vorteile von KI in der Logistik. Verwende dazu Daten aus aktuellen Studien (z. B. McKinsey 2023 oder Gartner 2023) und füge relevante Statistiken ein." Dies verbessert die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Ergebnisse erheblich.
     
  • Schrittweise Verfeinerung: Oft führt ein iterativer Ansatz zum Ziel. Beginnen Sie mit einer Basisanfrage und verfeinern Sie diese basierend auf den ersten Ergebnissen.

Unternehmen sollten dieses Wissen aktiv in ihre Schulungskonzepte integrieren. Die Investition in Prompt-Engineering-Kenntnisse zahlt sich durch effizientere Nutzung und bessere Ergebnisse aus.
 

Beispiel Prompt für eine Meetingzusammenfassung

Ich leite ein hybrides Team, das in verschiedenen Zeitzonen arbeitet. Bitte generiere eine Zusammenfassung des letzten Team-Meetings basierend auf folgenden Punkten:

  • Hauptthemen des Meetings (z. B. Projektfortschritt, nächste Schritte).
  • Wichtige Entscheidungen und deren Verantwortliche.
  • Aktionspunkte für die kommende Woche, aufgelistet nach Teammitgliedern.

Füge abschliessend eine Begrüssungsnachricht für das Team hinzu, die motivierend klingt und sie ermutigt, die Ziele der nächsten Woche zu erreichen. Die Nachricht soll auf Englisch sein und professionell wirken."

Herausforderungen und Risiken bei der Implementierung von Copilot 

Trotz der zahlreichen Vorteile von Microsoft Copilot gibt es auch Herausforderungen und Risiken, die Sie beachten sollten. Dazu zählen die Abhängigkeit von präzisen Spracheingaben und mögliche Datenschutzbedenken bei der Verarbeitung sensibler Daten. Zudem erfordern besonders komplexe Aufgaben oft noch manuelle Eingriffe. Fortlaufende Schulungen für Mitarbeitende sind notwendig, um das Potenzial der Technologie voll auszuschöpfen.

  • Datenschutz und Sicherheit: Die Nutzung von Copilot erfordert die Verarbeitung grosser Mengen an Daten, was Datenschutzbedenken aufwirft. Sie müssen sicherstellen, dass alle Daten gemäss den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden. Zudem ist es wichtig, Sicherheitsprotokolle zu implementieren, um den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen zu verhindern. Eine umfassende Datenschutzstrategie ist unerlässlich, um die Integrität und Vertraulichkeit der Unternehmensdaten zu gewährleisten.
     
  • Schulungsbedarf und Benutzerakzeptanz: Ein weiterer Aspekt ist der Schulungsbedarf für Mitarbeitende. Damit Copilot effektiv genutzt werden kann, müssen die Nutzer mit den Funktionen und Möglichkeiten der Technologie vertraut gemacht werden. Dies erfordert regelmässige Schulungen und Weiterbildungen. Ausserdem ist die Akzeptanz der Technologie durch die Mitarbeiter entscheidend. Unternehmen sollten Change-Management-Strategien entwickeln, um die Einführung von Copilot zu unterstützen und mögliche Widerstände zu überwinden.
     
  • Technische Herausforderungen und Integrationsaufwand: Die Implementierung von Copilot kann technische Herausforderungen mit sich bringen. Sie müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur für die Integration der neuen Technologie geeignet ist. Dies kann Anpassungen und Upgrades erfordern, die zusätzlichen Aufwand und Kosten verursachen. Es ist wichtig, eine gründliche Planung und Evaluierung durchzuführen, um mögliche technische Hürden zu identifizieren und zu überwinden.
     
  • Genauigkeit und Zuverlässigkeit der KI: Die Genauigkeit der Ergebnisse von Copilot hängt stark von der Qualität der eingegebenen Daten und Befehle ab. Falsche oder unklare Eingaben können zu fehlerhaften Ergebnissen führen, was die Effizienz und Zuverlässigkeit der KI beeinträchtigt. Unternehmen sollten Mechanismen zur Überprüfung und Korrektur der Ergebnisse implementieren, um die Genauigkeit und Verlässlichkeit der von Copilot generierten Lösungen sicherzustellen.
     
  • Kosten und ROI: Die Implementierung von Copilot kann mit erheblichen Kosten verbunden sein, sowohl für die Lizenzierung der Software als auch für die erforderlichen Anpassungen der IT-Infrastruktur. Sie sollten den Return on Investment (ROI) sorgfältig bewerten, um sicherzustellen, dass die Vorteile die Kosten rechtfertigen. Eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse kann helfen, die Wirtschaftlichkeit der Einführung von Copilot zu beurteilen.

Diese Herausforderungen und Risiken erfordern eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Mit den richtigen Strategien können Sie jedoch die Vorteile von Microsoft Copilot voll ausschöpfen und ihre Geschäftsprozesse effektiv optimieren.

COPILOT: DIE NÄCHSTE STUFE DER UNTERNEHMENSINNOVATION 

Microsoft Copilot revolutioniert die Effizienz und Produktivität durch den Einsatz generativer KI. Die vielfältigen Anwendungsbereiche – von der Büroarbeit über die Cybersicherheit bis hin zur Datenanalyse – zeigen das enorme Potenzial dieser Technologie. Trotz der Herausforderungen, wie Datenschutzbedenken und technische Integrationsaufwände, kann Copilot bei richtiger Implementierung und durch kontinuierliche Schulungen der Mitarbeitenden signifikante Vorteile bringen. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies eine Chance, wettbewerbsfähiger zu werden und Innovationskraft zu stärken.

Der Blick in die Zukunft zeigt, dass Microsoft Copilot eine zentrale Rolle in der Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen spielen wird. Mit fortschreitender KI-Entwicklung und zunehmender Datenintegration wird Copilot noch leistungsfähiger und vielseitiger. Sie können sich auf verbesserte Automatisierung, präzisere Analysen und eine nahtlose Integration in verschiedene Geschäftsbereiche freuen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung an spezifische Unternehmensbedürfnisse wird Copilot zu einem unverzichtbaren Werkzeug machen, das nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch neue Innovationspotenziale eröffnet.

MTF: Ihr Partner für den Einsatz von Microsoft Copilot 

Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen mit Microsoft Copilot auf das nächste Level zu heben? Nutzen Sie die Gelegenheit, die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse zu steigern und Ihre Innovationskraft zu stärken. Unsere Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um massgeschneiderte Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen zu entwickeln. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten von Copilot in Ihrem Unternehmen zu erfahren.

FAQ 

Was ist Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ist eine generative KI-Lösung, die in die Microsoft-Technologiesuite integriert ist. Sie ermöglicht es Nutzern, Aufgaben durch natürliche Sprache effizient zu erledigen, wie z. B. das Verfassen von E-Mails, die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Verbesserung der Cybersicherheit.

Welche Vorteile bietet Microsoft Copilot meinem Unternehmen?
Microsoft Copilot steigert die Produktivität, automatisiert Routineaufgaben, ermöglicht intuitive Datenanalysen und verbessert die Teamkommunikation. Dadurch können Unternehmen Zeit sparen, die Effizienz erhöhen und die Innovationskraft stärken.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung von Copilot?
Zu den Herausforderungen gehören der Schulungsbedarf der Mitarbeitenden, technische Integrationsanforderungen, Datenschutzbedenken sowie die Notwendigkeit präziser Spracheingaben. Eine sorgfältige Planung kann helfen, diese Hürden zu überwinden.

Ist Microsoft Copilot auch für kleinere Unternehmen geeignet?
Ja, Microsoft Copilot bietet auch kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) grosse Vorteile. Die intuitive Bedienung und die Möglichkeit, ohne umfangreiche IT-Kenntnisse Aufgaben zu automatisieren, machen es für Unternehmen jeder Grösse attraktiv.

Kann Copilot wirklich komplexe Aufgaben übernehmen?
Copilot ist ideal für viele Routine- und mittelkomplexe Aufgaben. Bei besonders anspruchsvollen oder einzigartigen Projekten kann jedoch weiterhin menschliches Eingreifen erforderlich sein.

Welche Sicherheitsmassnahmen sind notwendig, um Copilot zu nutzen?
Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Datenverarbeitung gemäss den Datenschutzbestimmungen erfolgt. Zusätzlich sollten IT-Sicherheitsprotokolle implementiert werden, um sensible Informationen zu schützen.

Welche Kosten sind mit der Einführung von Microsoft Copilot verbunden?
Die Kosten hängen von der Grösse des Unternehmens und den spezifischen Anforderungen ab. Dazu gehören Lizenzkosten, IT-Anpassungen und mögliche Schulungen für die Mitarbeitenden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist entscheidend, um den ROI zu bewerten.

Wie schnell kann Microsoft Copilot in den Arbeitsalltag integriert werden?
Die Implementierungsdauer variiert je nach Unternehmensstruktur und bestehenden IT-Systemen. Dank der Integration in die Microsoft-Umgebung ist der Einstieg jedoch oft schneller als bei anderen Technologien.

Wie unterstützt MITF bei der Einführung von Microsoft Copilot?
MITF bietet umfassende Beratungs- und Implementierungsservices, die auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Von der ersten Planung bis zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden begleiten wir Sie bei jedem Schritt.

Haben Sie Fragen?

Stephan Keller
Chief Financial Officer