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Rubén Saiz
Geschäftsleiter Region FL, SG & GR
BRAUCHEN KMU EIN BI-SYSTEM?
Lange hiess es: «BI-Systeme sind nur was für grosse und multinationale Konzerne». Zwischenzeitlich hat sich die Sichtweise auf diese Aussage stark verändert. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) müssen in der Lage sein, sich schnell auf neue und sich verändernde Geschäftsanforderungen einzustellen. Fehlende Informationen und eine lückenhafte Datenbasis führen auch in KMU unausweichlich dazu, dass Situationen falsch eingeschätzt werden und dadurch ein Schaden für das Unternehmen entsteht. Die Nutzung eines BI-Systems ermöglicht es, grosse Datenmengen automatisiert auszuwerten und diese adäquat visuell aufzubereiten – und das gewinnt in KMU zunehmend an Bedeutung.
Ein BI-System bietet Zugang zu umfassenden und genauen Informationen, die es Unternehmen ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Genaue und rechtzeitige Entscheidungen sind oft der entscheidende Faktor zwischen Erfolg und Misserfolg. Laut einer Studie von BetterBuys treffen Unternehmen, die BI-Tools nutzen, ihre Entscheidungen fünfmal schneller als diejenigen, die keine BI-Systeme verwenden. Dies ist besonders wichtig für KMU, die flexibel und reaktionsschnell auf Marktveränderungen reagieren müssen. Unternehmen, die BI-Tools einsetzen, berichten von einer erheblich verbesserten Entscheidungsfindung. Eine Umfrage von Deloitte zeigt, dass Unternehmen, deren CEOs datengetriebene Entscheidungen treffen, um 77 % erfolgreicher sind.
Diese Fähigkeit zur schnellen Entscheidungsfindung ist aber nur ein Aspekt der Vorteile, die ein BI-System bietet:
Analyse des Kundenverhaltens
Ein BI-System ermöglicht eine tiefgehende Analyse des Kaufverhaltens der Kunden. Laut einer Umfrage nutzen 52 % der Unternehmen BI-Tools, um ihr Geschäft zu erweitern und neue Einnahmequellen zu finden. Durch diese Einsichten können KMUs ihre Produkte und Dienstleistungen besser auf die Bedürfnisse ihrer Kunden abstimmen und somit die Kundenzufriedenheit und -bindung steigern. Beispielsweise kann die Analyse von Kaufmustern helfen, Trends zu identifizieren und personalisierte Marketingstrategien zu entwickeln, was die Kundenloyalität erhöht und den Umsatz steigert.
Verarbeitung von Echtzeitdaten
Ein BI-System verarbeitet Echtzeitdaten und ermöglicht es dadurch, sofort auf neue Entwicklungen zu reagieren und Geschäftsprozesse entsprechend anzupassen. Dies ist besonders relevant, da 54 % der Unternehmen Echtzeit-Analysen als entscheidend für ihre aktuellen und zukünftigen Initiativen betrachten. Die Fähigkeit, Echtzeitdaten zu analysieren, bedeutet, dass Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren, Risiken minimieren und Chancen effizienter nutzen können. Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Beseitigung ineffizienter Praktiken können BI-Systeme zudem zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Unternehmen berichten von einer 40 bis 60 %igen Verbesserung ihrer Prozesseffizienz nach der Implementierung von BI-Tools.
Zentrale Datenerfassung
BI-Systeme aggregieren Daten aus verschiedenen Quellen und stellen sie auf zentralen Dashboards dar. Dies erleichtert die Datenanalyse und fördert eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen. Laut einer Studie nutzen durchschnittlich 67 % der globalen Belegschaft BI-Tools, was zeigt, wie weit verbreitet diese Technologien bereits sind. Durch die Zentralisierung der Daten können Unternehmen Redundanzen vermeiden, die Genauigkeit der Daten erhöhen und eine einzige Quelle der Wahrheit schaffen, die für strategische Entscheidungen genutzt werden kann.
Kernbausteine eines BI-Systems
ETL-Prozess (Extract, Transform, Load)
Ein BI-System beginnt mit dem ETL-Prozess, bei dem Daten aus verschiedenen Quellen extrahiert, transformiert und in ein Data Warehouse geladen werden. Der ETL-Prozess ist entscheidend für die Gewährleistung der Datenqualität, Genauigkeit und Konsistenz. In der Extraktionsphase werden Daten aus verschiedenen Systemen gesammelt. Während der Transformation werden diese Daten bereinigt und in ein einheitliches Format gebracht. Schliesslich werden die transformierten Daten in das Data Warehouse geladen. Dieser Prozess ermöglicht es Unternehmen, eine solide Basis für die Datenanalyse zu schaffen, indem er Datenfehler reduziert und die Datenintegration verbessert. Der ETL-Prozess hilft dabei, die Datenqualität zu verbessern, indem Fehler und Inkonsistenzen identifiziert und korrigiert werden. Dies ist besonders wichtig für KMUs, die auf genaue und aktuelle Daten angewiesen sind, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Data Warehouse / Data Mart
Nach dem ETL-Prozess werden die Daten in einem Data Warehouse oder Data Mart gespeichert. Ein Data Warehouse dient als zentrales Repository, das grosse Mengen an strukturierten Daten aus verschiedenen Quellen enthält. Es ermöglicht eine effiziente Speicherung und Abfrage von Daten, was für die Analyse und Berichterstattung unerlässlich ist. Ein Data Mart ist eine spezialisierte Version eines Data Warehouses, die oft für spezifische Geschäftsbereiche oder Abteilungen optimiert ist. Die Speicherung in einem Data Warehouse oder Data Mart ermöglicht eine konsolidierte Sicht auf die Daten, wodurch detaillierte Analysen und fundierte Geschäftsentscheidungen unterstützt werden. Laut einer Studie von DataChannel verbessert die Verwendung eines Data Warehouses die Datenqualität und erleichtert die Datenvisualisierung und -analyse erheblich.
Analyse- und Präsentationstools
Tools wie Power BI Desktop sind entscheidend für die Visualisierung der Daten. Diese Tools ermöglichen es, komplexe Daten in verständliche Berichte und Dashboards umzuwandeln, die als Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen dienen. Power BI, beispielsweise, bietet eine breite Palette an Visualisierungsoptionen und ermöglicht es Benutzern, interaktive Dashboards zu erstellen, die aktuelle Daten in Echtzeit anzeigen können. Laut einer Studie von Hevo Data erleichtert die Nutzung solcher Tools die Datenanalyse erheblich und unterstützt Unternehmen dabei, tiefere Einblicke in ihre Geschäftsprozesse zu gewinnen und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren.
Wie kann Power BI konkret unterstützen?
Power BI ermöglicht die Analyse von Echtzeitdaten aus verschiedenen Quellen, was sicherstellt, dass Entscheidungsträger stets die aktuellsten Informationen zur Verfügung haben. Dies ist besonders wichtig, da Echtzeitanalysen Unternehmen helfen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihre Geschäftsprozesse anzupassen. Echtzeit-Dashboards und automatische Aktualisierungen ermöglichen es, Probleme frühzeitig zu erkennen und Chancen sofort zu nutzen. Laut Lancom Tech kann Power BI live Daten von Ihren meistgenutzten Tools ohne manuelle Eingriffe darstellen, wodurch die Entscheidungsfindung beschleunigt wird.
Visualisierungsfähigkeit
Power BI bietet eine umfangreiche Bibliothek an Visualisierungsoptionen, die es erleichtern, komplexe Daten verständlich und aussagekräftig darzustellen. Dies verbessert die Entscheidungsfindung erheblich. Mit interaktiven Dashboards können Nutzer Daten in verschiedenen Dimensionen analysieren und ansprechende Berichte erstellen, die leicht verständlich sind.
Self-Service-Ansatz
Power BI ist so konzipiert, dass auch Mitarbeitende ohne umfassende Datenkenntnisse Analysen durchführen können. Dieser Self-Service-Ansatz fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht es verschiedenen Abteilungen, datenbasierte Erkenntnisse zu gewinnen. Die Benutzeroberfläche von Power BI ist benutzerfreundlich gestaltet und bietet Funktionen wie die natürliche Sprachverarbeitung, mit der Benutzer Datenabfragen in einfacher Sprache stellen können. Dies macht es besonders für KMUs attraktiv, da sie keine spezialisierten IT-Ressourcen benötigen, um Berichte zu erstellen und Daten zu analysieren. Laut einem Bericht von Lancom Tech erleichtert Power BI den Zugang zu Daten und Berichten, indem Live-Berichte direkt in Webseiten eingebettet werden können, was die Notwendigkeit von E-Mail-Reports überflüssig macht.
SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANLEITUNG ZUR EINFÜHRUNG VON POWER BI
Die Einführung eines BI-Systems erfordert sorgfältige Planung und strukturierte Schritte, um den maximalen Nutzen für Ihr Unternehmen zu gewährleisten. Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, systematisch vorzugehen und sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden:
Identifikation der Kennzahlen
Beginnen Sie mit Workshops, um die benötigten Kennzahlen zu konkretisieren. Identifizieren Sie die wichtigsten Metriken, die Ihr Unternehmen verfolgen möchte, und stellen Sie sicher, dass diese klar definiert sind. Eine klare Definition der Kennzahlen ist entscheidend, um relevante Daten zu erfassen und aussagekräftige Berichte zu erstellen.
Dashboard Konzeption
Erstellen Sie Mock-Ups zur Visualisierung der gewünschten Dashboards. Diese Mock-Ups sollten die wichtigsten Berichte und Visualisierungen enthalten, die für Ihre Entscheidungsprozesse relevant sind. Durch die Erstellung von Prototypen können Sie sicherstellen, dass die finalen Dashboards den Anforderungen Ihrer Entscheidungsträger entsprechen.
Analyse der bestehenden Datenlandschaft
Identifizieren Sie relevante Datenquellen und Schnittstellen. Prüfen Sie, welche Datenquellen in die Dashboards integriert werden müssen und wie die Daten am besten extrahiert und transformiert werden können. Eine gründliche Analyse der bestehenden Dateninfrastruktur hilft, technische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen.
Datenintegration: ETL-Prozess mit Power BI Dataflows
Führen Sie den ETL-Prozess (Extraktion, Transformation, Laden) durch. Nutzen Sie Power BI Dataflows, um Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, zu bereinigen und in das Data Warehouse zu laden. Dies stellt sicher, dass die Daten konsistent und bereit für die Analyse sind.
Erstellung des Datenmodells
Verknüpfen Sie die verschiedenen Datenquellen und Tabellen, um ein konsistentes Datenmodell zu erstellen. Dies ist die Grundlage für die Erstellung aussagekräftiger Berichte und Dashboards. Ein gut strukturiertes Datenmodell erleichtert die Datenanalyse und verbessert die Genauigkeit der Berichte.
Erstellung der Dashboards
Setzen Sie die konzipierten Dashboards in Power BI Desktop um. Nutzen Sie die Visualisierungsfunktionen von Power BI, um interaktive und ansprechende Berichte zu erstellen, die Ihre Entscheidungsprozesse unterstützen. Die Visualisierungen sollten intuitiv und leicht verständlich sein, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.
BUSINESS INTELLIGENCE DER SCHLÜSSEL ZUR ZUKUNFT DER KMU
In Zukunft werden BI-Systeme noch stärker an Bedeutung gewinnen. Die fortschreitende Digitalisierung und die wachsenden Datenmengen erfordern immer leistungsfähigere Analysetools. Power BI wird weiterhin eine führende Rolle spielen, indem es KMU hilft, ihre Daten sinnvoll zu nutzen und strategische Entscheidungen auf einer soliden Informationsbasis zu treffen.
Die Implementierung eines BI-Systems ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Anpassungen und Optimierungen erfordert. Mit der richtigen Strategie und dem passenden BI-System können Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken und sich auf eine datengetriebene Zukunft vorbereiten.
MTF Ihr Partner für BI-Systeme
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